![Produttività: 40 consigli su come ottenere 10 volte di più per giorno lavorativo [Hacks].](https://www.maxbrain.com/wp-content/uploads/2022/08/produktivitaet-steigern-40-Tipps-mehr-erreichen-gleiche-Zeit.jpg)
La produttività, ovvero ottenere di più nello stesso tempo, può essere un fattore decisivo per il successo professionale e la felicità personale.
Se cercate"aumentare la produttività" o"formula di produttività" su Google, vi renderete subito conto che molti articoli si accavallano e vengono spesso offerti consigli come"pianificare la giornata","stabilire le priorità","smettere di essere multitasking" o simili.
Alcune di queste raccomandazioni possono funzionare bene. Altri sembrano troppo astratti o fuori dalla vita.
In questo articolo vorrei elencare 40 abitudini o "trucchi" per la produttività che danno davvero forma alla mia vita quotidiana.
Grazie a queste abitudini, sono riuscito ad avviare diverse aziende di successo. - In modo un po' meno glamour: Per molto tempo non ho preso sul serio molte di queste abitudini e ho sprecato una quantità incredibile di tempo.
Mi fa piacere che l'una o l'altra idea vi aiuti a ottenere 10 volte di più nello stesso tempo.
Prima pensare, poi fare. [Suggerimenti per la produttività]
Sembra ovvio e spesso viene trascurato nella vita di tutti i giorni:
Pensate innanzitutto a come raggiungere più rapidamente ciò che desiderate.
Non è facile: l'uomo è una creatura di creatura abitudinaria - e mosto e deve esserlo, data la complessità del suo stile di vita.
Il modo di vivere e di lavorare è raramente messo in discussione.
A volte non è nemmeno l'abitudine a determinare la difficoltà, ma la pressione sociale o l'aggrapparsi al proprio status, spesso sopravvalutato.
Ci sono persone che preferiscono non ammettere che il loro modo di lavorare è improduttivo piuttosto che cambiare e vivere con più successo. La pressione sociale e l'idea di status sono una strada sicura per un sacco di tempo sprecato, improduttività e insoddisfazione.
La mia raccomandazione:
Prendete l'abitudine di pensare in modo fantasioso a come completare un compito più velocemente.
Con l'immaginazione, si possono trovare soluzioni che aumentano la produttività di molte volte.
Esempi dal lavoro quotidiano:
Creare fogli di calcolo Excel, scrivere e-mail o progettare presentazioni.
Spesso questi compiti richiedono 10 volte più tempo con il metodo "lavoraci sopra", tenendo conto di tutte le conseguenze: un'immensa perdita di produttività.
Vale la pena di considerare prima di tutto come potrebbe essere il risultato finale, quali parti del lavoro sono ripetitive e come raggiungerlo più velocemente.
Excel e Google Sheets, ad esempio, offrono innumerevoli funzioni con le quali è possibile creare rapidamente analisi anche complesse. Una breve ricerca sulle formule dei fogli di calcolo può far risparmiare un'enorme quantità di tempo.
Un pozzo trama ben congegnata può accelerare di dieci volte il lavoro di dettaglio su una presentazione, se si evita di dover riorganizzare tutto in un secondo momento.
Per compiti semplici eun lavoro per liberi professionisti esternalizzare può ridurre istantaneamente le ore o i giorni di lavoro. Per saperne di più, leggete qui sotto.
Un altro esempio specifico per i team leader o i manager:
Prima considerate e verificate attentamente le conseguenze delle vostre visioni, obiettivi o compiti e solo dopo comunicatele: In questo modo risparmierete molto tempo per chiarire i malintesi in seguito o per correggere il percorso dei vostri dipendenti.
Concentrate la vostra risorsa più preziosa, i vostri dipendenti, sulle cose giuste. Il vostro team diventa più produttivo.
2. rispondere alla domanda perché?
Il perché ("Why") è stato pubblicizzato qualche anno fa dal TED Talk di Simon Sinek:
Sinek si riferisce alle grandi idee di aziende o personalità che ispirano gli altri.
Tuttavia, il "perché" funziona anche su piccola scala.
Chiedetevi quale problema volete risolvere con il vostro lavoro. La scomparsa del problema è il perché del vostro lavoro.
Importante:
Non accontentatevi della prima idea di quale potrebbe essere il problema. Prendete il tempo necessario per capire quale soluzione è realmente necessaria.
Un esempio classico:
Dovete creare una presentazione dell'offerta della vostra azienda per un cliente.
Il problema un po' troppo frettolosamente e che volete risolvere con questa presentazione: Il cliente non dispone di informazioni sufficienti sulla vostra offerta.
Il tuo un po' troppo frettoloso Soluzione: creare una presentazione patinata di grande impatto grafico e che riassuma perfettamente tutti i prodotti, i servizi e i valori aggiunti della vostra azienda in termini di contenuti.
Una riflessione o una conversazione con il cliente sui suoi obiettivi avrebbe dimostrato:
Il cliente è interessato solo a una sottoarea della vostra offerta. Non gli interessano nemmeno le vostre capacità, ma più soldi, più produttività, meno perdite di tempo, divertimento, progresso o altro per sé.
Né il cliente né i suoi colleghi hanno voglia o tempo di studiare l'ampio catalogo di servizi di un fornitore di servizi egocentrico.
Il problema riguarda solo una parte, più precisamente: Conseguenza della vostra soluzione per il cliente.
Potete risparmiarvi il tempo di ripetere l'offerta completa e rendere il vostro cliente più felice!
3. urgenza e importanza: dividere i compiti più importanti secondo il principio di Eisenhower.
Questo principio è comunemente noto come Principio di Eisenhowerdal nome del generale e poi presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che dovette decidere cosa fosse urgente o importante o nessuno dei due per il bene del mondo intero nella lotta contro il regime criminale di Hitler nella Seconda Guerra Mondiale.
Se un compito non è né urgente né importante, non svolgetelo: state bloccando il tempo per le questioni importanti e urgenti.
Il principio di Eisenhower deve essere messo in prospettiva nella vita reale:
Ciò che è urgente e importante è spesso deciso solo da una sensazione. Il futuro è troppo incerto. Nessuna decisione è certa, altrimenti sarebbe una conclusione.
Alcuni preferiscono lasciare le decisioni importanti al proprio supervisore.
Molti compiti sono così piccoli e di breve durata che non vale nemmeno la pena di pensare all'importanza o all'urgenza. È meglio svolgere questi compiti immediatamente e dimenticarsene.
La raccomandazione di dare priorità ai compiti in base all'urgenza e all'importanza si applica quasi esclusivamente ai progetti più grandi, che richiedono diversi giorni, settimane, mesi o anni.
Ma almeno in questi casi ne vale la pena:
Si possono risparmiare giorni, settimane, mesi o anni.
4. non pianificate troppo in anticipo: cercate piuttosto di svolgere piccoli compiti in modo eccezionale.
L'attore e regista americano Woody Allen ha osservato una volta:
Perché, in primo luogo, le cose vanno diversamente e, in secondo luogo, le cose vanno diversamente da come si pensa.
Ecco perché la maggior parte dei piani a lungo termine hanno una cosa in comune: sono sbagliati.
Invece di investire molto tempo ed energia nella pianificazione a lungo termine, vale la pena di definire visioni piuttosto confuse e di mantenerle flessibili per concentrarsi sull'esecuzione e sulla qualità dei piccoli passi.
5. imparare il più possibile - per tutta la vita.
Qual è la differenza tra uno sviluppatore di software esperto e un principiante che sta imparando a programmare? Il primo è probabilmente 1000 volte più veloce quando si tratta di migliorare o riscrivere il software.
Il venditore che ha imparato a capire le esigenze del cliente, a presentare il valore della sua soluzione, a gestire le obiezioni e a chiudere le trattative, chiude più ordini di clienti rispetto ai colleghi che non lo sanno; se necessario, anche 10-30 volte di più!
Il marketer che sa come raggiungere al meglio i potenziali clienti o posizionare il proprio marchio fa la differenza tra uno sviluppo aziendale stagnante e uno dinamico e di successo.
Il manager che ha studiato le capacità di leadership e ha imparato a motivare i dipendenti a dare il meglio di sé ottiene molto di più con la sua azienda rispetto alla concorrenza, che è guidata da un manager narcisista e resistente ai consigli.
In breve: la conoscenza accelera il modo di lavorare in innumerevoli contesti.
La conoscenza si acquisisce attraverso l'apprendimento.
Chi vuole aumentare in modo permanente la propria produttività si affida all'apprendimento continuo.
6. leader: creare una cultura dell'apprendimento!
L'ultima osservazione sull'apprendimento personale come misura per aumentare la produttività è preziosa, soprattutto per i dirigenti.
Un dialogo immaginario recentemente condiviso tra il CEO e il CFO fa riflettere:
Come manager, vale sicuramente la pena di investire nella formazione dei propri dipendenti per aumentare la produttività.
Investire in Contenuto dell'apprendimentoche ispira e sviluppa i vostri dipendenti, aumentando allo stesso tempo il vostro successo aziendale.
Investire in un una buona piattaforma di apprendimento internaper formare sistematicamente i vostri dipendenti, eliminare i punti deboli o ottenere risultati migliori e più rapidi.
Importante: allineare le iniziative di apprendimento con gli obiettivi aziendali o di reparto.
Per conto nostro:
La nostra missione in MaxBrain è quella di aumentare il successo commerciale dei nostri clienti attraverso la nostra piattaforma di apprendimento. - Per quasi tutti i nostri clienti industriali, l'attenzione è rivolta alla produttività: sia attraverso la formazione sulle vendite, sia attraverso la formazione sui prodotti, sia attraverso la formazione continua dei loro manager.
Se siete interessati a creare una solida cultura dell'apprendimento per aumentare in modo duraturo la produttività dei vostri dipendenti, contattateci o create un account di prova con MaxBrain.
7. prendere l'abitudine di un comportamento virtuoso.
Questa raccomandazione sembra un po' arcaica e in realtà è un po' più vecchia.
In senso stretto, questa raccomandazione risale al filosofo Aristotele (384 a.C. - 322 a.C.), che fondò una filosofia epocale, fu uno scienziato naturale e, tra gli altri Alessandro Magno come insegnante e consulente.
L'etica delle virtù di Aristotele, in una delle sue opere principali, l'Etica Nicomachea, fa riferimento alla questione di come essere felice potrebbe diventare felice. La sua risposta: attraverso la virtù, cioè le buone abitudini.
I suoi insegnamenti possono essere ben applicati ai fattori di produttività in un contesto più moderno.
Vale la pena di prendere l'abitudine a un comportamento corretto e produttivo. Il buon comportamento è caratterizzato da una posizione intermedia tra gli estremi improduttivi.
In particolare, è utile coltivare le seguenti abitudini:
Non siate avari né spreconi, ma generosi. - Otterrete di più con le altre persone e diventerete più produttivi.
Non siate né codardi né avventati, ma coraggiosi. - Il coraggio paga, soprattutto nel mondo di oggi, che offre un numero enorme di possibilità e opportunità. A volte il rischio più grande è non correre rischi.
Non siate né insensibili né autoindulgenti, ma equilibrati. - La prudenza aiuta a prendere decisioni migliori e a diventare più produttivi.
8. non reinventare la ruota.
Non continuate a reinventare la ruota:
Verificate se qualcun altro ha già risolto il vostro compito.
Chiedete ai vostri colleghi.
Oppure chiedete a Google.
C'è quasi sempre qualcuno che ha già fatto qualcosa di simile, che offre modelli o che condivide le proprie esperienze e i propri preziosi consigli. L'unica cosa che dovete saper fare è chiedere apertamente o cercare abilmente online.
9. utilizzare i freelance per compiti semplici ma che richiedono tempo.
Nel lavoro di tutti i giorni, ci sono molti compiti semplici che richiedono molto tempo.
Si tratta, ad esempio, della ricerca di lead nelle vendite, dell'editing di immagini o video nel marketing, della creazione o del controllo di complessi fogli di calcolo Excel, di lavori ripetitivi nella contabilità e molto altro ancora.
Il consiglio per una maggiore produttività:
Utilizzate piattaforme come Fiverr o Freelancer.com.
Qui troverete migliaia di freelance a basso costo che possono svolgere questo tipo di lavoro rapidamente e talvolta meglio di voi.
Cercate le recensioni e le opinioni dei clienti su questi freelance.
Con il tempo, costruite un gruppo di collaboratori esterni che sapete lavoreranno in modo rapido, economico e competente.
È possibile delegare in 5 minuti un lavoro semplice che richiede da 1 a 8 ore.
Risparmiate 12-96 volte il vostro tempo e concentratevi sulle attività più importanti e urgenti.
Per i manager, il punto relativo ai freelance merita un'ulteriore menzione.
Spesso i manager non sono consapevoli di quanto tempo e denaro costi far svolgere ai dipendenti compiti semplici e dispendiosi.
Un esempio che si vede spesso:
In una delle mie precedenti aziende, ho passato un mese a misurare il tempo che il personale di vendita dedicava alla ricerca di nuovi contatti. All'epoca, il team di vendita era composto da 39 dipendenti in tre sedi in Germania e negli Stati Uniti.
Il risultato: ogni singolo addetto alle vendite passava 2-3 ore al giorno a ricercare i propri lead in vari settori!
In una giornata lavorativa di 8 ore, si tratta di circa il 25-35% del tempo!
Se si viene a conoscenza di queste cifre sconcertanti, si notano immediatamente le perdite di produttività e di efficienza economica:
Produttività: in primo luogo, il personale di vendita che ricerca autonomamente i dati sui lead ha il 25-35% di tempo in meno per concentrarsi sulla propria competenza principale, l'acquisizione dei clienti.
Redditività: in secondo luogo, i costi per la ricerca di piombo sono assolutamente spropositati. La spesa per la ricerca principale con il 25-35% del tempo di lavoro dei miei dipendenti ha significato che ho investito tra le 10 e le 14 (!) posizioni a tempo pieno in Germania e negli Stati Uniti solo per la ricerca principale, e questo in dipendenti la cui competenza principale non consisteva nel fare ricerche su internet e analisi dei dati!
Da un punto di vista economico, un'assurdità assoluta!
Volete aumentare la produttività dei vostri dipendenti o risparmiare molto denaro?
Reclutate un pool di freelance a basso costo e delegate il maggior numero possibile di compiti semplici che richiedono tempo.
10. utilizzare solo strumenti collaborativi, se possibile.
L'anno è il 2022.
Le applicazioni cloud basate sul web che consentono il lavoro collaborativo sono state testate milioni di volte, soddisfano elevati standard di sicurezza e sono intuitive per tutti.
I miei strumenti preferiti di questo tipo sono Google Workspace, DocuSign o Figma per la progettazione e la gestione dei prodotti.
Tuttavia, ricevo regolarmente file Microsoft Word, PowerPoint o Excel archiviati localmente da aziende, soprattutto da grandi aziende.
Il fastidio di mandare avanti e indietro le versioni aggiornate via e-mail riduce immediatamente la produttività di tutti i soggetti coinvolti.
Le aziende produttive lavorano con il minor numero possibile di file archiviati localmente e si affidano completamente al lavoro collaborativo.
11. lavorare in un team produttivo.
L'efficienza e la competenza delle persone con cui lavorate sono preziose per la vostra produttività.
Se un team è più dinamico della media e riesce a realizzare in pochi giorni ciò per cui gli altri hanno bisogno di mesi, questo ha un effetto di attrazione sulla vostra produttività.
Da un lato, in questi team si imparano più modi per ottenere di più nello stesso tempo.
D'altra parte, uno spirito di squadra dinamico e orientato ai risultati è estremamente motivante e ha un effetto positivo sulla vostra ambizione.
12. condividere i propri obiettivi con gli altri.
Lo conosciamo ancora dai tempi in cui eravamo studenti: La maggior parte dei documenti del seminario viene scritta la sera prima della scadenza. La pressione doveva venire dall 'esterno.
La pressione sociale fa miracoli per un animale sociale come l'uomo:
Il riconoscimento e la paura delle critiche personali sono tra le motivazioni non monetarie più forti per la maggior parte delle persone.
Dite agli altri quanto volete raggiungere nel più breve tempo possibile.
Si mettono sotto pressione e vogliono evitare di essere ridicolizzati come chiacchieroni.
Nella misura in cui siete interessati alle opinioni degli altri, non esiste una leva più potente per la vostra produttività.
13. rimanere amichevoli: non perdere tempo in conflitti inutili e aumentare la produttività.
Essere cordiali ed educati può sembrare una cosa ovvia, ma non è sempre facile nella vita frenetica di tutti i giorni e in situazioni di lavoro tese.
Al di là dello stile personale e dell'etica, la gentilezza aiuta a essere più produttivi.
Le persone amichevoli perdono meno tempo in discussioni inutili, in meschine politiche aziendali e preferiscono essere sostenute dagli altri.
Siate cordiali con i vostri colleghi.
14. la visione cosmica: non lasciarsi stressare da piccole crisi operative.
In ogni azienda e in ogni luogo di lavoro ci sono momenti in cui accade un evento apparentemente terribile:
Un reclamo di un cliente, un licenziamento, una brutta notizia sulla stampa, un avvertimento, un'osservazione offensiva, una banale invidia, una dura critica o una menzogna di un concorrente: l'elenco può essere allungato all'infinito.
Spesso si tratta di quelle che io chiamo"crisi operative minori".
Sono crisi che a posteriori sono sempre piccole e insignificanti, ma che nel momento in cui si manifestano sono profonde e dolorose.
Errore comune: si prende troppo sul serio la propria persona o il problema.
Il miglior rimedio è quello che io chiamo la"visione cosmica".
La manifestazione più radicale di questa visione cosmica è ricordare che voi stessi siete solo un piccolo puntino su un grande pianeta; il pianeta è solo un puntino nel sistema solare; il sistema solare è solo un puntino nella Via Lattea e la Via Lattea rimane solo un puntino nell'universo. Non hai motivo di arrabbiarti per un punto.
Naturalmente, per motivi psico-igienici, non si dovrebbe e non si può pensare a tanto nella vita lavorativa di tutti i giorni.
Tuttavia, il solo fatto di ricordare che la vita va avanti e che le crisi operative sono quasi sempre di breve durata aiuta a non farsi intimidire da esse, a proseguire il lavoro e a non limitare la produttività.
Non prendete troppo sul serio voi stessi e le piccole crisi operative. Rimanere obiettivi. Concentratevi piuttosto su ciò che deve essere fatto. La crisi scomparirà e voi sarete più produttivi.
15. ispirarsi a grandi personalità.
Ammetto di essere un Fanboy di Steve Jobs fanboy.
Nonostante conoscessi il suo carattere e i suoi difetti interpersonali, quando era in vita aspettavo ogni suo discorso con giorni di anticipo ed ero affascinato da ogni sua presentazione, intervista e storia.
Le personalità che raggiungono grandi traguardi sono sempre state maestre di produttività:
Grazie alla loro concentrazione incondizionata sull'essenziale, possono ottenere molto di più in breve tempo rispetto ai comuni mortali.
Trovate una o più figure di questo tipo e lasciatevi ispirare a tal punto da far crescere le esigenze del vostro lavoro.
La produttività viene automaticamente accelerata.
Ecco un altro video che ogni vero fanboy di Steve Jobs conosce a memoria:
16. chiedere aiuto ad altri che possono farlo meglio.
A meno che non siate un genio - e statisticamente, purtroppo, quasi nessuno lo è - c'è sempre qualcuno là fuori che può fare meglio ciò che vuole ottenere.
Per molti compiti, è probabile che nella vostra azienda ci siano persone in grado di aiutarvi. Molte persone sono sorprendentemente felici di aiutarvi se solo glielo chiedete.
Saltare la propria ombra: Chiedere aiuto agli altri.
Dimenticate il vostro orgoglio. (Altrimenti, rileggete il capitolo precedente sulla visione cosmica).
La produttività aumenterà rapidamente.
17. custodire i momenti di flusso e svolgere immediatamente i piccoli compiti.
A volte le persone entrano in quello che viene chiamato"flusso". Sono così concentrati sul compito da svolgere che qualsiasi distrazione interferisce immediatamente e rallenta i loro progressi.
Questi momenti di flusso devono metterli al riparo da qualsiasi distrazione: questo tempo è troppo prezioso e produttivo.
Se siete attualmente non Se non siete in questo flusso e avete dei piccoli compiti da svolgere, come rispondere alle e-mail o aiutare brevemente un collega, fatelo subito!
Il motivo:
Se si eseguono subito i piccoli compiti, non si ha più bisogno di energia per ricordarli. Si risparmia energia che può essere utilizzata meglio per la produttività.
18. incontri in posizione eretta
Le riunioni possono essere molto utili, ma possono consumare tempo, soprattutto se alcuni o tutti i partecipanti non sono concentrati sull'argomento centrale della riunione e se ci sono dipendenti per i quali le riunioni sono gradite pause per sonnecchiare tranquillamente e inosservati.
Certo, è difficile convincere i colleghi a tenere una riunione permanente.
Se si tenessero più riunioni in piedi, tutti avrebbero più tempo a disposizione.
Provate di tanto in tanto.
19. pause: fate una passeggiata (nel bosco)!
La raccomandazione di prendersi delle pause di tanto in tanto o addirittura di pianificarle in anticipo non è nuova. Dopotutto, questo elenco vuole essere utile e non solo nuovo.
È stato dimostrato che ha senso riposare un po' ogni tanto per diventare poi più veloci. Non siete una macchina.
La mia preferenza personale per le pause: fare una passeggiata.
Non sono un medico, ma probabilmente l'esercizio fisico fa bene alla circolazione e calma un po' i nervi.
È scientificamente provato che i bagni nella foresta sono salutari. Se avete il lusso di poter visitare uno spazio verde vicino al luogo di lavoro, approfittatene.
Portate con voi un collega per discutere di come il team potrebbe diventare più produttivo....
20 Fatto è meglio di perfetto
Ci sono persone che soffrono di perfezionismo perché non finiscono mai i loro compiti.
Spesso il perfezionismo non è affatto richiesto.
Ogni volta che lo sforzo per le correzioni successive è inferiore a quello per completare un compito alla perfezione, il perfezionismo significa perdita di produttività.
Concentratevi sul completamento dei compiti in modo eccellente ma entro un tempo ragionevole, non in modo perfetto.
21. lavorare sulla produttività significa gestire l'energia: prendetevi cura del vostro sonno.
Le persone stanche sono meno produttive.
Prendetevi cura del vostro sonno, anche nei momenti in cui siete molto impegnati e avete sfide complesse a cui pensare.
Personalmente, sono una di quelle persone che spesso non seguono questa importante raccomandazione perché c'è sempre molto da fare e da imparare. Mi pento regolarmente di aver disatteso questa raccomandazione.
Scrivete anche articoli di blog di questo tipo per voi stessi.
22. niente più smartphone dalle 23:00!
Probabilmente app come Netflix, YouTube, Instagram e tutte le app di notizie sono i più grandi killer della produttività mai inventati.
Invece di leggere un libro (per saperne di più) o di andare a dormire, le persone guardano una serie, un cortometraggio su YouTube o un film emozionante, oppure leggono gli ultimi sviluppi di eventi politici sui quali non hanno alcuna influenza e i cui fatti sono stati preparati in modo per lo più confuso dai media per il sensazionalismo delle masse.
Resistete alla tentazione di sabotare il sonno e la produttività con lo streaming o il sensazionalismo.
23. attenzione alla dieta
Anche questa è una raccomandazione che devo ricordare sempre a me stessa: i cibi gustosi e malsani sono troppo allettanti.
"Sei ciò che mangi".
Almeno in parte, il detto è probabilmente vero, anche se io mi identifico piuttosto male con un'insalata, una bistecca o un formaggio.
Un pasto specifico a cui presto particolare attenzione è il pranzo.
Il loro orario è relativamente scomodo nella prima metà di una normale giornata lavorativa.
Non mangiate mai nulla che li renda stanchi per il pomeriggio. -
Nel mio caso, purtroppo, si tratta di pasta e pane di ogni tipo, che stimo molto e che devo evitare se voglio ottenere di più nel pomeriggio.
Una dieta sana, o perlomeno una dieta che non vi faccia stancare, è estremamente importante per la vostra produttività.
24. investire in modelli e schemi per tutti i tipi di attività.
Avrete notato che alcuni compiti, e-mail, presentazioni, lettere sono spesso ripetitivi.
In caso di lavoro ripetitivo, vale sicuramente la pena di creare ottimi modelli facilmente copiabili e salvarli in un'applicazione per prendere appunti o simili, in modo da poterli ritrovare rapidamente.
Invece di ricominciare più volte e passare 15-30 minuti a scrivere un'e-mail che avete già inviato 30 volte con contenuti simili, utilizzate i vostri modelli e scrivete un'e-mail in 2 minuti: 7-15 volte più veloce e più produttivo.
25. se ci sono troppi compiti aperti: Fate un elenco per voi stessi.
Doverlo ricordare costa energia e, nel peggiore dei casi, porta a uno stress inutile.
Se state lavorando su troppi compiti contemporaneamente, scrivete l'elenco.
In questo modo si risparmia l'energia e il tempo di doverli ricordare tutti e ci si libera dalla paura di dimenticarne uno.
Spesso con il tempo si scopre che l'uno o l'altro compito non è né urgente né importante (vedi sopra). In questo modo è possibile eliminarlo del tutto e risparmiare molto tempo. - La produttività aumenta di nuovo.
26. organizzare le cartelle.
Mi viene regolarmente chiesto da ex colleghi o familiari se ho ancora questo o quel documento di un lontano passato.
Il motivo è semplice:
Per anni ho mantenuto una struttura di cartelle molto trasparente, facile da trovare e logica sul mio computer e su Google Drive.
Regolarmente, circa ogni 1-2 settimane, riordino i file sulla scrivania del mio computer e li suddivido in cartelle con un nome preciso.
Per trovare un vecchio file sono sufficienti pochi clic.
A parte la funzione involontaria di archivista privato per il mio ambiente, questo ordine mi aiuta a lavorare molto meglio e in modo più produttivo.
Investite in ordine nel vostro computer e aumentate immediatamente la vostra produttività.
27. essere disciplinati nella denominazione dei file.
Quando assegnate un nome a un file nel cloud o sul vostro computer, fate del vostro meglio per nominarlo in modo che possiate capire immediatamente di cosa si tratta tra molti mesi o anni.
Una delle mie preferenze personali è quella di iniziare il nome di un file con l'anno, il mese e il giorno. Ad esempio:
"2022 08 18 Presentazione X per Y"
Questo ha il vantaggio di poter capire già dal nome del file quando è stato creato.
In questo modo è possibile ordinare i file per data direttamente in base al loro nome, evitando la colonna della data in una cartella.
Quello che funziona meglio per voi:
Nominate i vostri file in modo da risparmiare tempo durante le ricerche successive.
28 Lavorare in un luogo fresco
Anche se questa raccomandazione sembra banale, a me personalmente aiuta molto:
Il calore può sabotare gravemente la vostra produttività.
Ventilate ogni tanto la vostra stanza, trovate un luogo fresco dove potete lavorare meglio e più velocemente.
Verificate se il vostro edificio è dotato di aria condizionata.
In MaxBrain abbiamo lavorato al caldo per metà di questa caldissima estate, finché un bel giorno la nostra padrona di casa è entrata per mostrarci come accendere l'aria condizionata (a noi sconosciuta fino a quel momento)....
29. prestare attenzione alla fatica decisionale: il mio stile di abbigliamento.
La raccomandazione suona strana e difficilmente piacerà alle persone attente alla moda:
Vestitevi sempre con lo stesso stile di abbigliamento.
Chi mi conosce sa che quasi ogni giorno indosso un'intramontabile T-shirt Lacoste di colore blu navy, con scarpe da ginnastica bianche e jeans. Un'abitudine che non ho quasi mai cambiato da circa 15 anni.
A prima vista sembra una cosa insignificante, ma il grande vantaggio di vestirsi sempre allo stesso modo è che non devo decidere cosa indossare al mattino.
Mentre altre persone sono davanti al loro guardaroba, probabilmente valutando cosa andrà meglio ai loro colleghi oggi, io sono già a colazione o in giro.
A parte il risparmio di tempo, che è maggiore nel lungo periodo (≈ 5 minuti x 365 giorni x 20 anni = 608 ore), questa raccomandazione ha uno sfondo più profondo:
In questo modo si risparmia ogni giorno un po' di"energia decisionale".
Questo fenomeno, che è stato studiato scientificamente in psicologia, è noto in particolare con il nome inglese di "Fatica decisionale", che può essere tradotto come"stanchezza da decisione".
Stanchezza da decisione: più decisioni si devono prendere, più si è stanchi e più le decisioni peggiorano.
È consigliabile prendere decisioni importanti riposati e, se possibile, al mattino.
Se possibile, evitate di dover prendere decisioni poco importanti.
A parte questo, un T-shirt Lacoste blu navy sembra proprio buono, nonostante le riserve dei miei colleghi e di alcuni familiari assillanti! 🙂
30. leggere libri
I libri favoriscono la vostra produttività molto più di quanto pensiate.
I buoni libri aiutano a imparare.
Ho già scritto sopra dell'importanza dell'apprendimento e delle culture di apprendimento.
Tuttavia, i buoni libri hanno altre qualità lucrative:
I libri aiutano a organizzare meglio i pensieri.
Chi pensa con chiarezza è più veloce e più produttivo.
I libri aiutano a imparare a scrivere.
Chiedetevi: quanto è importante per il vostro lavoro scrivere bene e in modo comprensibile?
Per la maggior parte delle posizioni ciò significa scrivere bene e con facilità significa immediatamente maggiore produttività in ufficio. Sia perché i colleghi capiscono meglio le loro e-mail o i loro messaggi, sia perché si può convincere la clientela in modo più efficace.
I libri stimolano l'immaginazione.
A differenza di Netflix, dei video di YouTube o dei programmi televisivi, che ci tolgono lo sforzo dell'immaginazione pittorica, i libri sfidano e incoraggiano la nostra fantasia.
Potete usare la vostra immaginazione per trovare modi più semplici e veloci nel vostro lavoro.
I libri sono una benedizione per la vostra produttività.
Stabilite degli obiettivi per la giornata.
La maggior parte delle guide e dei blog sulla produttività consigliano di pianificare una giornata per piano.
Tuttavia, come sottolineato in precedenza, i piani possono diventare rapidamente elaborati e si rivelano molto presto sbagliati, perché la vita e il lavoro offrono troppa imprevedibilità e i modi per portare a termine un compito sono talvolta nella nebbia.
Gli obiettivi funzionano meglio dei piani:
"Entro (ora) voglio che (tale e tale) sia finito".
Tuttavia, fissare degli obiettivi non è sempre così facile:
Se gli obiettivi sono troppo deboli, spesso si ottiene meno di quanto si potrebbe.
Se gli obiettivi sono troppo difficili, possono causare frustrazione o indebolire l'importanza degli obiettivi con un minore impegno.
Stabilire obiettivi, soprattutto su base giornaliera, richiede un po' di esperienza, pazienza e, se preferite le versioni ambiziose, molta diligenza.
Se non avete alcun obiettivo, è discutibile che possiate misurare la vostra produttività e che il vostro successo non sia frutto del caso.
La produttività è definita come il fatto che un obiettivo viene raggiunto in un certo tempo.
Imparate a fissare obiettivi ambiziosi ma realizzabili.
32. controllare le possibili distrazioni.
Alcune guide e articoli di blog consigliano di eliminare del tutto le distrazioni.
Tuttavia, questo è difficile nella vita reale:
Il mondo, i conoscenti e il lavoro appaiono troppo ricchi e colorati.
È vero che si può cercare di evitare alcune distrazioni:
Il mio ufficio privato, ad esempio, verrebbe deriso da alcuni come una tragedia: Pareti bianche, niente frigorifero, una scrivania rivolta verso il muro.
Ancora più efficace, tuttavia, è la mentalità che vuole concentrarsi sui propri obiettivi, raggiungerli ed entrare in un flusso (vedi sopra).
Le distrazioni rimangono, ma grazie a questa mentalità è possibile controllarle e cedere alla seduzione della torta di compleanno all'altro capo dell'ufficio solo quando si vuole o si ha bisogno di una pausa.
Chi è bravo a gestire le inevitabili distrazioni della vita e del lavoro raggiunge livelli di produttività completamente nuovi.
Ascoltare buona musica.
La musica è l'arte delle emozioni.
La musica triste rende tristi. La musica felice rende felici. La musica motivante motiva.
Un esempio personale:
Qualche mese fa, quando l'imbarazzante caso giudiziario dell'attore Johnny Depp e della sua ex moglie Amber Heard era onnipresente sui social media, mi è stata mostrata su YouTube una versione orchestrale del tema principale della serie di film Pirati dei Caraibi:
Questa musica corrisponde solo in minima parte ai miei gusti musicali personali; dopotutto, sono figlio della ben più profonda musica classica per pianoforte e ammiratore di geni senza tempo come Bach, Mozart o Chopin.
Ciononostante, la colonna sonora di Pirati dei Caraibi ha probabilmente avuto un grande impatto in combinazione con il ricordo del personaggio di Passeri di Jack ha avuto un effetto motivante per alcuni giorni, come un "earworm" che ha certamente reso il mio lavoro più produttivo.
Scegliete una musica motivante che vi spinga a lavorare più motivati e più velocemente.
34. scrivere un comunicato stampa fittizio prima di attuare una nuova idea elaborata.
Questa idea non è venuta a me, ma a Jeff Bezos, il fondatore di Amazon.
Ogni volta che un product manager di Amazon ha l'idea di una nuova funzionalità o di un nuovo progetto elaborato, chiede un comunicato stampa fittizio al riguardo.
Perché un comunicato stampa?
Perché con i comunicati stampa dovete spiegare a perfetti sconosciuti, in termini semplici, cosa avete ottenuto e perché quello che state facendo è importante e rilevante.
Se non riuscite a formulare l'idea di una nuova funzionalità o di un progetto elaborato con parole semplici ed entusiasmanti, dovreste riconsiderare se e come vale la pena realizzare la vostra idea.
Scrivere un comunicato stampa fittizio è particolarmente utile per i progetti più grandi che richiedono molto tempo. Vi costringe a riflettere sul reale valore della vostra idea.
Siate severi con voi stessi:
Se, grazie a un comunicato stampa fittizio, si scopre che la vostra idea è inutile o che ce ne sono altre molto più interessanti e importanti, semplicemente scartatela!
Non perdere tempo con idee poco importanti è uno dei modi migliori per aumentare la produttività.
35. rispondere ai messaggi di posta elettronica immediatamente o in modo aggregato in momenti specifici.
Ricevere e rispondere alle e-mail è spesso visto come un killer della produttività.
Non è necessario che lo sia:
Dipende da quando e come si risponde alle e-mail.
Come elencato sopra, non dovreste nemmeno essere in grado di notare le e-mail se siete in un "flusso" e altamente produttivi nel risolvere un compito.
Tuttavia, un'e-mail di risposta ha dei vantaggi: non dovete più pensarci e il destinatario ve ne è grato, a patto che la vostra e-mail dia una buona risposta o risolva un problema.
È per questo che personalmente tendo a rispondere più rapidamente alle e-mail, non a scrivere, immediatamente. Mi risparmio l'energia di doverci pensare e la mia controparte è felice della risposta rapida.
Interrompere i flussi per le e-mail è un'opzione per me solo se l'altra persona mi chiama per insistere sull'urgenza della mia risposta. Altrimenti, rimangono senza risposta finché il flusso continua.
Un altro consiglio:
Di tanto in tanto, prendetevi la briga di annullare l'iscrizione a newsletter non richieste e inutili. Le newsletter inutili sottraggono inutilmente la vostra attenzione e riducono la vostra produttività.
36. ottimizzare gli spostamenti.
Per un certo periodo ho fatto il pendolare settimanale da Zurigo a Monaco:
Circa 6 ore di guida a settimana - circa 250 ore all'anno in cui la mia attenzione era rivolta solo all'asfalto delle autostrade svizzere e tedesche.
L'ideale è che il posto di lavoro sia a pochi minuti di distanza da casa: nel corso dell'anno, questo vi farà risparmiare molto tempo, che potrete utilizzare in modo più sensato e produttivo.
Se non è possibile evitare le ore di guida, rendetele più produttive!
Effettuate in auto le telefonate non critiche che dovreste fare più tardi in ufficio; ovviamente, solo tramite il sistema vivavoce, mi raccomando!
O meglio ancora, ascoltate gli audiolibri che vi introdurranno a idee nuove ed entusiasmanti che vi motiveranno e vi renderanno più produttivi.
Oppure: passare al treno e sviluppare un metodo di lavoro sul treno.
Sia come sia:
Il viaggio offre molte opportunità per aumentare la propria produttività.
37. evitare gli errori di pensiero: la fallacia dei costi irrecuperabili.
Gli esseri umani commettono regolarmente errori di pensiero.
Se volete leggere o ascoltare una versione condensata di questi errori di pensiero, vi consiglio il bestseller dello Spiegel dello scrittore svizzero Rolf Dobelli,"Die Kunst des klaren Denkens: 52 Denkfehler, die Sie besser andere überlassen".
Gli errori di pensiero possono influire in modo significativo sulla produttività.
L'esempio più famoso è la fallacia dei costi irrecuperabili.
I costi irrecuperabili sono costi che si mantengono in modo irrazionale perché ci si aggrappa a qualcosa basato sul passato che in realtà non è utile per il futuro.
Un esempio chiarissimo:
Avete investito molto tempo in una campagna di marketing, sviluppato idee, progettato creatività, creato landing page e molto altro.
Sfortunatamente, questa campagna non ha un rendimento altrettanto elevato di altre. In effetti, è probabile che gli investimenti futuri, i budget pubblicitari e il tempo investito non valgano la pena.
In questo caso, ha senso interrompere immediatamente la campagna e non sprecare altro denaro o tempo.
Questo può sembrare ovvio per voi.
Eppure non è sempre così semplice, soprattutto quando non si riesce a stimare con esattezza il valore del costi di opportunità cioè il costo di un'alternativa mancata.
In MaxBrain ci capita di dover affrontare questo problema con i potenziali clienti: sono bloccati da un sistema obsoleto o da un modo di lavorare improduttivo.
Una frase che si sente spesso in questo contesto:
"Abbiamo investito così tanto nel nostro sistema che non vogliamo cambiarlo.."
Non appena si sente questa argomentazione, si sente subito la fallacia dei costi irrecuperabili:
Il passato viene invocato per giustificare le azioni future.
Si perde semplicemente l'opportunità di cogliere un'occasione migliore, più efficace e redditizia. L'aumento di produttività che deriva dall'utilizzo di una migliore piattaforma di apprendimento non viene nemmeno realizzato.
38. manager: assumere dipendenti che lavorano sodo.
Qualche tempo fa è stato riportato che Daniel Schwartz, l'amministratore delegato di Burger King, durante i colloqui di lavoro chiede regolarmente ai candidati se tendono a lavorare sodo o in modo intelligente .
La sua preferenza va ai candidati che rispondono "duramente".
Ora, naturalmente, si potrebbe subito obiettare che si preferisce assumere dipendenti che lavorano sia duramente che in modo intelligente. - Daniel Schwartz, tuttavia, è più interessato alla questione di come umile qualcuno lo è. Le persone non modeste sono talvolta resistenti ai consigli, difficilmente disposte a imparare qualcosa di nuovo e quindi tendono a essere improduttive.
Il fatto è che:
Se volete essere più veloci e migliori della concorrenza, dovete essere più intelligenti della (stupida) concorrenza, il che è improbabile o quantomeno imprevedibile. Oppure reclutare e motivare un team disposto a lavorare più duramente della media.
L'atteggiamento di voler lavorare sodo per ottenere di più aiuta sicuramente la produttività.
Quando ci si chiede perché aziende come Apple, Google, Facebook, Netflix abbiano così tanto successo, bisogna ricordare che milioni di persone si candidano ogni anno e solo chi lavora sodo viene assunto; proprio come hanno dovuto fare i fondatori di queste aziende a suo tempo.
39 Team leader: concentrarsi sui reali punti di forza di ciascun dipendente.
Gli sviluppatori di software sono solitamente bravi a concentrarsi su qualcosa, sono molto diretti o critici, ingegnosi nel trovare errori di dettaglio e tendono a essere introversi.
I bravi venditori, invece, sono affascinati dall'interazione con le altre persone, sono ispirati dalle grandi idee, amano ascoltare, amano parlare ancora di più e sono generalmente estroversi; almeno nel loro ambiente di lavoro.
È immediatamente evidente che, in base a queste caratterizzazioni, certo un po' stereotipate, non è una buona idea assumere uno sviluppatore di software come venditore o, al contrario, inserire un venditore nello sviluppo di software.
Per essere produttivi, vale la pena di impiegare ogni dipendente in un modo che gli consenta di utilizzare al meglio i propri punti di forza.
Tuttavia, non è così facile:
Ad esempio, molte aziende e manager commettono l'errore di premiare le prestazioni straordinarie dei dipendenti offrendo loro una posizione dirigenziale come "avanzamento di carriera". Il miglior venditore diventa improvvisamente un leader delle vendite, nella speranza che possa convincere gli altri a ottenere prestazioni eccezionali.
Purtroppo, gestire e guidare i dipendenti è diverso dal vendere con successo un prodotto o una soluzione ai clienti. La leadership richiede sensibilità per i desideri, gli obiettivi, le capacità, i limiti e i caratteri delle altre persone. Ha bisogno di un equilibrio tra esigente e incoraggiante.
Una promozione può essere un pessimo esempio di come non si possano sfruttare i punti di forza dei dipendenti.
Al contrario, ci sono dipendenti che possono non essere particolarmente talentuosi per il loro lavoro, ma che hanno capacità di leadership superiori alla media e potrebbero essere utilizzati molto meglio per motivare gli altri a dare il meglio di sé.
Assicuratevi di utilizzare i vostri dipendenti nel modo migliore possibile in base ai vostri obiettivi.
Non mescolate mai il desiderio di fare del bene a un dipendente con regali di carriera unidimensionali. Piuttosto, se il dipendente non si sente a proprio agio con i compiti di leadership, è bene che gli venga corrisposto un bonus aggiuntivo o che gli venga dato un riconoscimento di valore.
40. utilizzare Google, YouTube e la vostra piattaforma di apprendimento.
Infine, ma non per questo meno importante, non posso fare a meno di citare le due piattaforme da cui ho appreso molte competenze personali per il mio lavoro: Google, YouTube o la nostra piattaforma di apprendimento interna.
Sopra ho detto che vale la pena di fare una ricerca su Google o YouTube per capire se qualcun altro ha già risolto il problema su cui state lavorando.
Google e YouTube, tuttavia, vanno ben oltre i semplici motori di ricerca.
La missione originaria di Google era quella di organizzare la conoscenza del mondo:
Una grande missione che è riuscita solo in parte, ma di cui si può ancora beneficiare.
Ad esempio, vale la pena di iscriversi e seguire attivamente i canali su YouTube che vi forniscono regolarmente conoscenze preziose per il vostro lavoro.
Come marketer, ad esempio, mi iscrivo ai canali YouTube di Brian Dean, Neil Patel e Moz per imparare gli ultimi metodi di marketing efficaci.
La raccomandazione è:
Utilizzate YouTube e Google per trovare i canali e i siti web che vi aiutano a imparare come aumentare la vostra competenza e quindi la produttività del vostro lavoro. Condividete queste conoscenze con i vostri dipendenti e utilizzate una piattaforma di apprendimento a livello aziendale.
Se siete a capo di un team, vale la pena di diffondere sistematicamente questi contenuti di apprendimento attraverso un sistema di gestione dell'apprendimento e garantire che i vostri dipendenti beneficino delle conoscenze dei vostri più forti esperti del settore.
Domande per voi:
Ora vorrei sapere cosa ne pensate di questo articolo o della produttività. In effetti, sono interessato alle seguenti domande:
Quale abitudine o "hack" di questo articolo vi sembra particolarmente valido?
Quali idee mancano?
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